Як завірити копію документа у нотаріуса: зразок, ціна та правила 2026
У повсякденному житті, веденні бізнесу, судовому захисті чи підготовці паперів для виїзду за кордон громадяни постійно стикаються з необхідністю надання засвідчених копій різноманітних свідоцтв, дипломів та угод. Проте звичайна ксерокопія не має юридичної сили і не приймається державними установами чи банками. Щоб документ мав офіційний статус, необхідна нотаріально завірена копія або правильно оформлене самостійне засвідчення.
Розуміння того, як правильно завірити копію документа, дозволяє уникнути відмов у прийомі паперів, захищає від звинувачень у фальсифікації та суттєво прискорює будь-які бюрократичні процедури. У 2026 році в Україні діють чіткі законодавчі стандарти та правила, що регламентують цей процес. Про це в статті далі.
Що таке нотаріально завірена копія та коли потрібна
Нотаріально засвідчена копія – це документ, на якому нотаріус своїм підписом та гербовою печаткою офіційно підтверджує повну відповідність тексту та реквізитів копії змісту пред’явленого йому оригінального документа. Офіційною назвою цієї процедури у профільному законодавстві є засвідчення вірності копій документів.
Під час здійснення цієї дії нотаріус не засвідчує факти, викладені в документі, і не гарантує його законність – він лише підтверджує, що надана копія є точним, буквальним та повним відображенням оригіналу, без жодних змін, дописок чи виправлень.
Нотаріально завірена копія потрібна у багатьох життєвих та правових ситуаціях:
- Подання паперів до судових органів. Суди вимагають або оригінали, або офіційно завірені копії для долучення до матеріалів справи.
- Реєстрація бізнесу та ліцензування. Подання статутів, протоколів та наказів до державних органів.
- Оформлення спадщини або укладання угод. Підтвердження родинних зв’язків через копії свідоцтв про народження чи шлюб.
- Отримання віз та виїзд за кордон. Подання документів про освіту (дипломів, атестатів) або трудових книжок до іноземних установ.
- Взаємодія з банками. Надання установчих документів юридичних осіб для відкриття рахунків.
Більше про завірення читайте в статті Завірення копій документів: кому це потрібно та поради.
Закон суворо забороняє засвідчувати копії документів, які мають тимчасовий характер, містять комерційну чи державну таємницю, або якщо на них є напис “копіюванню не підлягає”. Також не підлягають завіренню документи з явними ознаками підробки, підчистками або нечитабельними елементами.
Зразок напису на нотаріально завіреній копії
Коли виконується офіційне завірення копій документів зразок посвідчувального напису чітко регламентується Міністерством юстиції України. Нотаріус ставить спеціальний штамп на звороті або в кінці документа.
Стандартний напис містить такі обов’язкові елементи:
- Назва міста (наприклад, місто Бориспіль, Київська область) та дата вчинення нотаріальної дії.
- Прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса та зазначення його нотаріального округу.
- Текст: “Я, [ПІБ нотаріуса], нотаріус [назва округу], засвідчую вірність цієї копії з оригіналом документа. В останньому підчисток, дописок, закреслених слів та інших незастережених виправлень або якихось особливостей не виявлено”.
- Номер, під яким дію зареєстровано в Єдиному реєстрі нотаріальних дій.
- Стягнуто плати чи державного мита.
- Власноручний підпис нотаріуса та відтисок гербової печатки.
Приклад посвідчувального напису
Україна, Київська область, місто Бориспіль. 01 липня 2026 року
Я, Родоман Юлія Валеріївна, приватний нотаріус Бориспільського міського нотаріального округу Київської області, засвідчую вірність цієї копії з оригіналом документа; в останньому підчисток, дописок, закреслених слів та інших незастережених виправлень або якихось особливостей не виявлено.
Зареєстровано в реєстрі за № _
Стягнуто плати згідно зі ст. 31 Закону України “Про нотаріат”.
Приватний нотаріус: ________ (підпис) Ю. В. Родоман
Як правильно оформити копію самостійно (засвідчення особою)
Далеко не завжди закон вимагає виключно нотаріального втручання. У межах внутрішнього документообігу компанії, при поданні документів роботодавцю або до деяких державних органів (наприклад, у сфері ЖКГ) допускається самостійне завірення копій.
Правила самостійного засвідчення копій в Україні регулюються національним стандартом ДСТУ 4163:2020. Якщо виникає питання, як завірити копію документа самостійно, необхідно нанести на вільне місце під текстом документа (на лицьовому боці останнього аркуша) такий напис:
- Назва відмітки: “Згідно з оригіналом” (без лапок).
- Назва посади особи, яка засвідчує копію (для юридичних осіб).
- Особистий підпис особи, яка завіряє документ.
- Власне ім’я та прізвище (розшифровка підпису).
- Дата засвідчення копії.
- Відтисок печатки (за наявності у підприємства чи ФОП).
Правильний приклад для фізичної особи:
Згідно з оригіналом
(підпис) Павло ПЕТРЕНКО
01.07.2026
Правильний приклад для директора компанії:
Згідно з оригіналом
Директор ТОВ “Вектор” (підпис) Іван КОВАЛЕНКО
01.07.2026
ПЕЧАТКА
Якщо документ складається з кількох аркушів, самостійно завірити його можна двома способами: або проставити цей напис на кожному окремому аркуші, або прошити весь пакет паперів, пронумерувати аркуші та наклеїти на звороті останнього аркуша паперову пломбу з написом: “Прошито, пронумеровано та скріплено підписом 5 аркушів. Згідно з оригіналом: Директор…” і поставити підпис так, щоб він заходив і на пломбу, і на основний аркуш.
Як завірити копію у нотаріуса: порядок та документи
Для того щоб отримати офіційну засвідчену копію, необхідно пройти просту, але суворо регламентувану процедуру в нотаріальній конторі.
Порядок дій у нотаріуса:
- Надання оригіналу. Заявник передає нотаріусу оригінал документа. Нотаріус ретельно вивчає його на предмет цілісності, наявності всіх обов’язкових реквізитів (підписів, печаток, дат, вихідних номерів).
- Виготовлення копії. Ксерокопіювання або сканування може бути виконано як самим клієнтом заздалегідь, так і безпосередньо технічним персоналом у нотаріальній конторі. Копія має бути чіткою, без зсувів тексту та темних плям.
- Перевірка відповідності. Нотаріус звіряє кожен рядок копії з оригіналом. Якщо документ багатосторінковий, його аркуші обов’язково зшиваються ниткою, а на звороті кріпиться посвідчувальний напис із зазначенням кількості скріплених аркушів.
- Внесення до реєстру. Нотаріальна дія реєструється в журналі, клієнт підписує реєстр, після чого отримує завірені копії на руки.
Які документи необхідно мати з собою:
- Оригінал документа, копію якого необхідно завірити.
- Паспорт громадянина України (або ID-картку) особи, яка звернулася за нотаріальною дією.
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН).
Важливо: звернутися за завіренням копії може будь-яка особа – не обов’язково той, на чиє ім’я видано документ (наприклад, завірити копію диплома сина може його батько чи мати, довіреність для цього не потрібна).
Копія з нотаріально засвідченої копії: відповідно до ст. 76 Закону України “Про нотаріат”, нотаріус має право засвідчити копію не лише з оригіналу, а й з копії документа — але тільки якщо ця копія раніше вже була нотаріально засвідчена. Це корисно у випадках, коли оригінал знаходиться за кордоном або недоступний.
Скільки коштує нотаріально завірена копія
Багатьох громадян цікавить питання: нотаріально завірена копія ціна та від чого вона залежить. Загальна вартість послуги формується на основі державного мита (або плати у приватних нотаріусів) та вартості послуг правового та технічного характеру.
Головний чинник, який визначає, скільки коштує нотаріально завірена копія – це кількість сторінок у документі, а також статус особи (фізична чи юридична). Розрахунок вартості завжди ведеться за одну сторінку, а не за весь документ цілком.
Нижче наведено підтверджені актуальні ціни приватних нотаріусів Києва, Борисполя та Київської області:
| Тип документа та обсяг послуги | Ціна за 1 сторінку (Київ, Бориспіль, Київська обл.) |
|---|---|
| Копії документів фізичних осіб (паспорти, дипломи, свідоцтва про народження/шлюб) | від 100 до 150 гривень |
| Копії документів юридичних осіб (статути, рішення, протоколи, витяги з реєстрів) | від 150 до 200 гривень |
| Технічна робота з виготовлення копії (ксерокопіювання на базі нотаріуса, за сторінку) | від 10 до 20 гривень |
Приклад розрахунку вартості: Якщо вам необхідно завірити копію диплома бакалавра разом із додатком (загалом 4 сторінки) для фізичної особи у Борисполі, середня вартість послуги становитиме: 4 сторінки × 120 грн = 480 гривень.
Примітка: відповідно до ст. 31 Закону України “Про нотаріат”, приватний нотаріус визначає розмір плати за домовленістю з клієнтом. Наведені ціни є орієнтовними – перед візитом рекомендуємо уточнити вартість безпосередньо у нотаріуса.
FAQ (Часті питання)
1. Чи має нотаріально завірена копія таку ж юридичну силу, як і оригінал?
Ні, копія не замінює оригінал повністю. Вона має повну юридичну силу лише як підтвердження того, що оригінал дійсно існує і містить саме такий текст. Проте у багатьох процесах надання виключно копії без пред’явлення оригіналу є неможливим, якщо це прямо не дозволено законом.
2. Який термін дії у нотаріально завіреної копії?
Законодавство України не обмежує термін дії завірених копій — вони є безстроковими. Проте копія втрачає чинність, якщо в оригінал документа були внесені зміни або якщо оригінал анульовано чи замінено (наприклад, завірена копія старого паспорта втрачає силу після отримання нового). Деякі установи (наприклад, іноземні посольства) можуть вимагати копії, видані або завірені не пізніше ніж 3–6 місяців тому.
3. Чи можна завірити копію документа, який виданий в іншій країні?
Нотаріус в Україні може завірити копію іноземного документа лише за умови, що цей документ пройшов процедуру легалізації або на ньому проставлено штамп “Апостиль” (Apostille), а також за наявності офіційного перекладу на українську мову, виконаного дипломованим перекладачем, підпис якого також засвідчується нотаріально.
4. Де саме можна завірити копію документа в Україні?
Засвідчити вірність копії можна у будь-якого державного чи приватного нотаріуса на всій території України, незалежно від вашого місця реєстрації чи місця видачі самого документа. Також за кордоном такі функції виконують консульські установи та дипломатичні представництва України.
5. Чи можна завірити копію паспорта України?
Так, нотаріуси мають повне право засвідчувати вірність копій паспортів громадян України (як у формі книжечки, так і у формі ID-картки), а також закордонних паспортів. Завіряються всі сторінки, що містять будь-які відмітки чи записи. Більше про документи, які потрібно завіряти нотаріально читайте в статті Нотаріальне посвідчення документів в Борисполі: що обов’язково потрібно завіряти і чому.
6. Що робити, якщо оригінал документа заламінований?
Нотаріуси дуже часто відмовляють у завіренні копій із заламінованих документів, оскільки під ламінаційною плівкою неможливо перевірити справжність бланка, водяних знаків та оригінальність підписів і печаток. У такому разі клієнту спочатку доведеться отримати нову копію документа в органі, що його видав (наприклад, у РАЦСі).
Надійні нотаріальні послуги у Борисполі
Збираєтеся подавати папери до державних органів, судів, банків або готуєте пакет документів для закордонної поїздки? Пам’ятайте, що будь-яка помилка в оформленні або невідповідність стандартам ДСТУ призведе до втрати часу та відмови у прийомі документів. Нотаріальне засвідчення – єдина стовідсоткова гарантія того, що ваші документи будуть прийняті будь-якою офіційною інстанцією.
Дізнатися про інші важливі юридичні процедури, правила передачі прав та вимоги до оформлення угод у колі сім’ї ви можете у розширеній статті Договір дарування між родичами.
Для швидкого, безпомилкового та законного оформлення засвідчених копій документів будь-якої складності звертайтеся до кваліфікованого спеціаліста. Приватний нотаріус Бориспільського міського нотаріального округу Київської області Родоман Юлія Валеріївна проведе детальну перевірку паперів та оперативно здійснить засвідчення копій з дотриманням усіх вимог законодавства 2026 року.
Повний перелік професійних послуг, актуальні ціни та зручну форму для онлайн-запису на прийом ви знайдете на офіційній сторінці Послуги нотаріуса. Довіряйте роботу з документами професіоналам.